RFP: Aspectos importantes na contratação de fornecedores de viagens
A contratação de fornecedores de serviços e ferramentas de tecnologia é um processo delicado que deve ser conduzido com atenção nas corporações.
Quando falamos especificamente sobre produtos e serviços para a gestão de viagens, esse cuidado deve ser ainda maior, visto que este assunto envolve praticamente todas as áreas da empresa, como a própria gestão do contrato por Compras, o bem-estar dos funcionários pelo RH, estudo de viabilidade econômica e integração aos processos contábeis e financeiros por Finanças, integração e manutenção dos sistemas e segurança da informação por TI e a conformidade com as regulamentações e políticas internas da empresa.
Por outro lado, as corporações estão cada vez mais exigentes e hoje em dia não basta contratar agências de viagens e seguir suas recomendações de processos, ferramentas e soluções. Para obter o melhor custo x benefício as empresas precisam especificar muito bem o que querem, desde como deverão ser formatados os relatórios até quais ferramentas, integrações e processos os fornecedores deverão utilizar para melhor atender às necessidades da organização, mesmo porque quem garante que um único fornecedor irá suprir todas as necessidades da empresa?
É comum as empresas solicitarem propostas aos seus fornecedores através de um edital conhecido como RFP (Request For Proposal) e neste momento recomenda-se contar com o apoio de empresas especializadas em revisão de processos e assessoria durante todo o processo de definição do escopo, seleção e avaliação de fornecedores e ferramentas. Dentre os benefícios que podem ser obtidos com este tipo de assessoria, podemos citar:
Gestão do processo e documentação da RFP por parte da consultoria, evitando impactos nas atividades do dia a dia, envolvendo a empresa apenas durante as validações.
Estudo de potencial de economia em: condições comerciais, aplicação de fee, conciliação de faturas, reutilização de bilhetes não voados e automação de processos.
Maior aderência aos processos e políticas da empresa com a utilização dos sistemas e soluções mais adequados, facilitando a gestão das viagens e contratos.
Caso queira discutir este assunto em detalhes, entre em contato com a ITtO Consulting!
Um abraço e até o próximo post!
